1.0 Sommaire

La Fondation des générations à venir (Fondation GAV) invite les fournisseurs de services de traduction qualifiés à répondre à cette demande de propositions pour la traduction continue de l’anglais canadien vers le français canadien. La Fondation recherche un fournisseur pour une période initiale d’un an, qui peut être renouvelée d’un commun accord, sous réserve de la qualité des services et des besoins de l’organisation.

Le fournisseur doit maintenir une présence commerciale au Canada et pouvoir démontrer son expertise du français canadien. La préférence sera accordée aux fournisseurs établis au Québec. L’expérience en traduction de documents relatifs aux communautés et organisations des Premières Nations est un atout. Toutes les traductions doivent être révisées par un second linguiste qualifié avant leur livraison.

2.0 Historique de la Fondation GAV

La Fondation GAV accorde chaque année environ 18 millions de dollars à des particuliers et à des donataires reconnus afin de financer divers programmes de formation et des études.  

La Fondation GAV est un organisme de bienfaisance enregistré qui se consacre à soutenir les particuliers, les communautés, les organisations et les partenaires communautaires des Premières Nations en finançant des initiatives de revitalisation culturelle, d’éducation et de développement communautaire. En tant qu’organisme de financement de confiance, la Fondation GAV est déterminée à offrir des occasions aux communautés et aux personnes des Premières Nations afin de favoriser leur autodétermination et de les aider à devenir plus fortes.

En tant que gestionnaire de la Convention de règlement relative aux pensionnats indiens (CRRPI), la Fondation GAV veille à l’allocation responsable et efficace des fonds en vue de remédier aux séquelles des pensionnats pour Autochtones. Notre organisme, dirigé par des membres des Premières Nations, applique les principes et incarne les valeurs des Premières Nations dans l’établissement de ses politiques et dans ses processus de prise de décision, en donnant la priorité à une aide pertinente qui crée un changement positif durable.

L’an dernier, la Fondation a dépensé environ 18 000 $ CA en services de traduction, à raison d’au moins un projet par mois, y compris la traduction de son rapport annuel. Les besoins et les dépenses varient; les données susmentionnées ne constituent ni un engagement ni un maximum. Aucun volume de travail minimum n’est garanti.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site www.fondationgav.ca.

3.0 Étendue des travaux

  1. Traduire de l’anglais canadien vers le français canadien les rapports annuels, le contenu des sites Web, les documents relatifs aux programmes et au financement, les formulaires de demande, les politiques, les bulletins d’information, la correspondance, les publications sur les médias sociaux, les communiqués de presse, les ressources pédagogiques, le matériel de marketing, les documents de gouvernance, les accords et les documents d’approvisionnement.
  2. Travailler principalement à partir de documents sources Microsoft Word modifiables et fournir des traductions propres et prêtes à la publication dans le format modifiable correspondant, en conservant les titres, les tableaux, les liens et la mise en forme de base.
  3. Assurer l’exactitude, l’exhaustivité, l’utilisation du ton approprié et une terminologie uniforme en français québécois. Respecter la terminologie privilégiée des Premières Nations et approuvée par la Fondation GAV, et toujours poser des questions en cas de doute.
  4. Assurer une révision bilingue de chaque traduction par un second linguiste qualifié, autre que le traducteur ou le postéditeur, et relire attentivement le document final (vous serez responsable de la sélection des linguistes et de la qualité de l’ensemble du travail, y compris le travail sous-traité).
  5. Traiter les demandes courantes en trois jours ouvrables et les demandes urgentes en 24 heures. Confirmer la date limite lors de l’acceptation de chaque projet (veuillez indiquer vos limites de volume, vos heures d’ouverture et tout autre élément pertinent dans votre proposition). Un échéancier convenu d’un commun accord peut s’appliquer pour les projets de plus grande envergure, notamment le rapport annuel.
  6. Indiquer tout outil de traduction automatique ou d’IA utilisé et garantir que des linguistes humains qualifiés vérifient et corrigent intégralement les résultats générés par la machine, puis procéder à une révision distincte par un second linguiste. Aucune traduction automatique non relue ne doit être livrée.
  7. Garantir la confidentialité et décrire la gestion sécurisée des fichiers, les contrôles d’accès, les pratiques de conservation et les lieux de traitement ou de stockage par des tiers. Le contenu de la Fondation GAV ne doit pas être utilisé pour entraîner des modèles d’IA ni intégré à des outils publics qui le conservent ou le réutilisent sans autorisation écrite préalable.
  8. Maintenir une terminologie cohérente dans toutes les missions, en utilisant les documents de référence et les mémoires de traduction de la Fondation GAV disponibles, le cas échéant (décrivez vos pratiques de gestion de la terminologie et la manière dont les glossaires et les ressources de traduction spécifiques à la Fondation GAV pourront être transférés à la fin du mandat).
  9. Fournir un devis détaillé et un délai de livraison confirmé avant le début de chaque projet. Corriger les erreurs ou omissions sans frais supplémentaires; obtenir l’approbation avant toute facturation de modifications du texte source, de services optionnels ou de travaux supplémentaires.

Collaboration étroite

Le fournisseur retenu coordonnera les projets avec le contact désigné au sein de la Fondation GAV, clarifiera rapidement les questions terminologiques et relatives aux textes sources, et servira de point de contact unique. La Fondation GAV fournira les fichiers sources, les documents de référence pertinents et des commentaires. Il n’est pas nécessaire de travailler dans les logiciels de sites Web ou d’éditique, sauf en cas de demandes expresses approuvées.

4.0. Exigences relatives au contenu de la proposition

Afin d’assurer l’efficacité du processus d’évaluation et d’obtenir une comparabilité maximale entre les propositions, la Fondation GAV exige que toutes ces dernières soient rédigées de la manière et dans le format décrits ci-dessous :

1. Résumé
Résumez les services proposés, votre compréhension des exigences de la Fondation GAV et votre capacité à offrir des services continus pendant un an. Démontrez que vous répondez aux exigences de présence commerciale au Canada, d’expertise en français canadien, de révision humaine et de révision par un second linguiste, et identifiez clairement toute exception aux services demandés.

2. Approche adoptée et échéancier
Décrivez le flux de travail, du devis à la livraison, y compris la révision bilingue indépendante, la relecture finale, la correction des erreurs, la gestion de la terminologie et la communication avec le client. Expliquez comment vous arriverez à traiter les demandes standard en trois jours ouvrables et les demandes urgentes en 24 heures, et indiquez vos limites de volume et vos disponibilités la fin de semaine et les jours fériés. Identifiez les technologies de traduction et outils d’IA, les mesures de confidentialité, les accords de sous-traitance et les mesures en place en cas d’absences ou de pics de charge de travail.

3. Expérience professionnelle
Veuillez indiquer la dénomination sociale, l’adresse (ou les adresses) de vos bureaux, votre présence commerciale au Canada, votre nombre d’années en affaires et le profil de votre entreprise. Décrivez votre expérience en matière de traduction de l’anglais canadien vers le français canadien pour tous les types de documents mentionnés dans cet appel d’offres, et expliquez comment les traducteurs et les réviseurs sont sélectionnés, évalués et suivis. Aucun CV individuel ni exemple de traduction ne sont requis.

Décrivez toute expérience de service auprès d’organisations des Premières Nations ou de traduction de contenu concernant les communautés des Premières Nations, l’éducation, la revitalisation culturelle, le développement communautaire, les programmes de financement, la gouvernance ou la réconciliation. Une telle expérience pertinente est un atout, mais pas une exigence. Une expérience auprès de clients des secteurs caritatif, à but non lucratif et public peut également être pertinente.

Les fournisseurs qui soumettent leur candidature doivent déclarer tout conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu pouvant résulter de l’attribution du contrat ou des services fournis dans le cadre de celui-ci et confirmer leur indépendance par rapport à la Fondation GAV.

4. Tarifs
Indiquez les tarifs en dollars canadiens, taxes applicables exclues, pour la période initiale d’un an. Indiquez le tarif par mot du texte source et précisez si la révision et la relecture par un second linguiste sont incluses; si elles sont facturées séparément, indiquez le coût total. Indiquez les frais minimums, les suppléments et déclencheurs pour les travaux urgents, les frais de gestion de projet, ainsi que les tarifs optionnels pour les révisions sans traduction, la mise en forme, la gestion de glossaires et la gestion de la terminologie. Décrivez les méthodes de comptage des mots, les réductions de tarifs pour les segments en mémoire ou les répétitions, les modalités de facturation et les modifications des tarifs au renouvellement. Veuillez indiquer tous les frais supplémentaires; les services optionnels nécessitent une approbation préalable.

5. Références
Veuillez fournir deux références de clients pour des services de traduction comparables, de préférence datant des trois dernières années. Veuillez inclure le nom de l’organisation, le nom et le titre du contact, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et une brève description des services offerts. Assurez-vous qu’ils autorisent que nous les contactions. Il n’est pas nécessaire que ces références soient des membres des Premières Nations ou des organismes à but non lucratif, mais c’est un atout.

5.0. Critères de sélection

Les propositions seront d’abord examinées au regard des exigences de la présente DP. Les propositions admissibles seront évaluées selon les critères pondérés ci-dessous. Une expérience auprès des Premières Nations est considérée comme un atout, mais pas une exigence.

  1. Expérience et qualifications organisationnelles : 30 %
  2. Méthodologie d’assurance qualité : 25 %
  3. Expérience liée aux Premières Nations : 20 %
  4. Capacité, réactivité et approche : 15 %
  5. Tarification : 10 %

La Fondation GAV se réserve le droit de ne pas retenir les services d’un fournisseur dans le cadre de cette DP. La sélection est soumise à un accord sur les conditions de service, les prix et les obligations de confidentialité.

Le total des critères est de 100 %. Nous pourrions contacter les références pour valider les déclarations du fournisseur. En cas d’égalité de classement entre les propositions, la préférence sera accordée à une entreprise établie au Québec. La Fondation peut demander des précisions; la proposition la moins chère ne sera pas nécessairement celle retenue.

6.0 Instructions relatives à la soumission

Veuillez soumettre votre proposition par voie électronique au format PDF à :

Jillian Morgan, gérant(e) de la communication et de l’engagement
[email protected]

Date limite de réception de la proposition : 8 décembre 2026 à 16 h (HE)

Les propositions envoyées en retard pourraient ne pas être prises en considération.

Veuillez adresser toute demande d’information par courriel à Jillian Morgan, gérant(e) de la communication et de l’engagement ([email protected]).

7.0. Droits de la Fondation GAV

Il s’agit d’une DP et non d’un appel d’offres. Il est porté à votre attention que la Fondation GAV se réserve les droits suivants :

  • Accepter une proposition sans négociation
  • Négocier des modifications du contenu technique ou financier de la proposition retenue
  • Annuler ou réémettre la présente DP à tout moment
  • Rejeter une partie ou la totalité des propositions reçues en réponse à la présente DP
  • Accepter toute proposition, en tout ou en partie
  • Annuler ou réémettre à tout moment la version modifiée d’une exigence donnée relative à la DP
  • Attribuer un contrat à un seul fournisseur
  • Vérifier tous les renseignements fournis concernant une exigence donnée relative à la DP, y compris le droit de demander une confirmation du statut juridique du soumissionnaire et des documents signés
  • Attribuer des contrats sans mise en concurrence pour les travaux de suivi, le cas échéant, au soumissionnaire retenu pour un projet donné

La Fondation GAV remercie tous les fournisseurs pour l’intérêt qu’ils portent à cette occasion.